Basta sprechi di tempo e denaro! Ecco come ricordare un appuntamento a un paziente
Quante volte i pazienti ti danno “buca” senza preavviso?
Purtroppo, può capitare, anche a quelli più corretti e collaborativi, di avere un imprevisto o di dimenticare l’appuntamento, soprattutto considerando che i controlli vengono spesso fissati con molti mesi di anticipo.
Gli appuntamenti mancati però, anche se pochi, si tramutano per lo studio dentistico in un vero e proprio costo in termini di tempo e denaro, che a fine anno pesa sul bilancio.
Quindi come ricordare un appuntamento a un paziente senza dover investire in ulteriori risorse e tempo? Fortunatamente oggi la tecnologia ci offre delle soluzioni che permettono di ottenere numerosi vantaggi nel campo della comunicazione tra medico e paziente. Vediamo insieme quali.
Quanto “costano” allo studio gli appuntamenti mancati?
Quando un paziente non si presenta ad un appuntamento senza avvisare non è piacevole, ma soprattutto questo determina un’immobilizzazione delle risorse dello studio, che determinano costi relativi a più voci, come medico, assistente, sala ed eventuali materiali preparati. Non meno importante è poi il tempo perso, che poteva essere sfruttato diversamente e, ad esempio, impiegato per un altro paziente.
Insomma, basta tirare le somme a fine mese, per capire che disguidi, scarsa memoria e assenza di preavviso, possono costare allo studio dentistico anche un migliaio di euro all’anno.
Ecco come ricordare un appuntamento a un paziente
Un certo numero di appuntamenti mancati è fisiologico nello studio dentistico, così come in ogni altra attività.
Per limitarli, però, è possibile agire in modo preventivo, migliorando la comunicazione e la relazione dentista-paziente.
Ecco come ricordare un appuntamento a un paziente in tempo e, nello specifico, quali sono i diversi step da compiere:
- Richiamo 3-4 giorni prima.
- Richiamo il giorno prima.
In questo modo è possibile ottenere un doppio vantaggio: se il paziente vuole disdire può farlo con un certo anticipo, permettendo allo studio di riorganizzare l’agenda; invece, se ha bisogno di un recall, lo riceve più volte prima della data fissata.
Ma come automatizzare queste procedure di comunicazione?
Avvalendosi di un software gestionale.
Software gestionale: cos’è e come migliora la comunicazione
Come dice il nome stesso, si tratta di un software che s’installa sul computer (o più di uno, a seconda delle versioni) e che digitalizza tutta la gestione dello studio, dall’anagrafica, al ciclo di cura, fino alla contabilità.
In particolare, per quel che riguarda la comunicazione esterna e la gestione degli appuntamenti, il software offre diverse funzioni:
- Agenda digitale. Permette di avere sotto controllo gli appuntamenti per evitare sovrapposizioni e disguidi, grazie a una programmazione chiara e precisa, senza il rischio di sovrapposizioni, ritardi, incomprensioni e così via. Un’agenda digitale avanzata, permette allo studio dentistico anche di creare delle “liste d’attesa” e, quindi, di accontentare più facilmente pazienti che sul momento non trovano posto.
- Richiami automatici. Come abbiamo visto, sono essenziali per ricordare gli appuntamenti ai pazienti, ed è possibile farlo grazie al software gestionale, tramite SMS o WhatsApp. I pazienti, a loro volta, possono disdire (o prenotare), dando il tempo allo studio di organizzare l’agenda e risolvendo così il gravoso problema degli appuntamenti mancati.
Cosa scrivere per ricordare un appuntamento?
Ecco anche qualche esempio di testo da inviare ai pazienti:
- “Salve [nome paziente], questo è un promemoria del suo prossimo appuntamento con il dottor [nome] fissato il [giorno dell’appuntamento] alle [ora dell’appuntamento].”
- “Promemoria: domani alle ore [ore] hai un appuntamento con il dottor [nome] presso la [nome centro]. Rispondi SÌ per confermare o NO per riprogrammare.”
- “Ciao [Nome paziente]! È arrivato il momento di fissare il tuo prossimo appuntamento dal dentista con [nome attività]. Rispondi SÌ per programmarlo.”
Scegli DentalOpera per ricordare gli appuntamenti (e non solo)
Ora che sai come ricordare un appuntamento a un paziente, non ti resta altro che scegliere il software gestionale DentalOpera più adatto alle tue esigenze, grazie al quale potrai:
- Creare in automatico e personalizzare SMS.
- Scegliere data e orario di invio.
- Inviare automaticamente i messaggi in base all’appuntamento.
- Creare SMS per auguri di compleanno, festività e campagne di marketing.
Cosa aspetti? Entra subito in contatto con i tuoi pazienti, prova la demo gratuita di DentalOpera configurata con tutte le funzionalità e contattaci per avere maggiori informazioni.
