Basta carta e penna: ecco come gestire l’agenda degli appuntamenti online
Nel tuo studio dentistico tempi morti, ritardi e appuntamenti mancati creano confusione, nervosismo e perdite di tempo eccessive?
Essere muniti semplicemente di carta e penna, oppure di uno strumento poco pratico, è davvero svantaggioso: andiamo allora a vedere come gestire l’agenda degli appuntamenti in modo molto più semplice ed efficace, per ottimizzare costi e tempi.
3 consigli sulla gestione dello studio medico
La segreteria di uno studio medico svolge diverse funzioni organizzative di fondamentale importanza, come occuparsi della relazione con il paziente, fissare gli appuntamenti, ma anche spostarli all’occorrenza e tutto questo senza creare confusione e disguidi.
Ecco allora qualche consiglio utile per una gestione ottimale degli appuntamenti:
- Usa i colori per categorizzare le visite
Un consiglio tanto semplice quanto efficace è aprire l’agenda, cartacea o elettronica che sia e trovarla piena di appuntamenti, se però non vi è nulla che li distingua visivamente l’uno dall’altro si può creare confusione.
Utile è assegnare ad ogni colore un significato specifico, ad esempio rosso per le operazioni, giallo per i trattamenti di igiene e così via, in questo modo potrai leggere velocemente ed avere subito una visione d’insieme della giornata.
Inoltre, i colori aiutano a stabilire qual è la posizione ideale per una visita da programmare, se questa è, ad esempio, impegnativa e lunga, evita di metterla in mezzo a due visite rosse, preferendo invece programmarla tra due gialle.
- Permetti l’accesso a tutti i collaboratori
Spesso la gestione dell’agenda è affidata ad una sola persona, la segretaria. In questo modo però, ogni dottore o collaboratore è costretto a rivolgersi a lei per conoscere gli appuntamenti del giorno e questo crea una sorta di imbuto.
È molto più comodo, invece, se ogni collaboratore sa, in qualunque momento, qual è il programma del giorno e di quelli successivi, anche per nuove prenotazioni.
- Porta l’agenda sempre con te
Consultarla sempre e ovunque, anche fuori dallo studio dentistico, permette di evitare rallentamenti. Con un’agenda digitale in cloud, infatti, ciascun collaboratore può consultare, usando il suo computer o anche smartphone o tablet gli appuntamenti, in qualsiasi momento.
Scegli allora di utilizzare un software gestionale per lo studio dentistico che permetta di gestire un’agenda digitale.
Come funziona l’agenda di DentalOpera
Abbiamo visto come gestire l’agenda degli appuntanti e quant’è fondamentale utilizzare uno strumento informatico, come il nostro DentalOpera.
La funzione “agenda”, infatti, permette di accedere alla postazione dedicata agli appuntamenti, qui si trovano diversi strumenti che implementano e completano i bisogni quotidiani della segreteria di uno studio dentistico.
L’agenda di DentalOpera può essere visualizzata sia in modalità giornaliera che settimanale, così da avere una visione d’insieme di un giorno, settimana, mese, ecc.
Ogni “box appuntamento” mostra la scheda appuntamento e i dettagli del paziente, così da avere tutte le informazioni insieme.
In qualsiasi caso, utilizzando la funzione calendario, è possibile andare velocemente a visualizzare qualsiasi data, semplicemente con un click.
Ma cosa succede se, ad esempio, è necessario riassegnare un appuntamento? È presente un tool che permette di spostarlo facilmente, è sufficiente cliccare sull’appuntamento da riassegnare e tenere premuto il tasto sinistro del mouse, riporlo nel box “Ri-assegna Appuntamento” e scegliere la nuova data e l’orario.
Inoltre, tra le novità del nostro sistema informatico c’è la funzione “lista d’attesa” che permette di creare ed avere sempre sotto controllo una lista di pazienti che attendono un appuntamento per i quali non è stato trovato un posto libero.
La lista è in ordine cronologico e gli appuntamenti sono facilmente calendarizzabili tramite la funzione di trascinamento “Drag and Drop”, basta cliccare sull’appuntamento, tenere premuto, scegliere la data e rilasciare nello spazio prescelto.
Vuoi saperne di più su come gestire l’agenda degli appuntamenti con DentalOpera e non solo? Scrivici subito e prova la demo gratuita senza impegno.
